File PDF là gì? Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản

Bạn đang xem bài viết File PDF là gì? Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản tại Mas.edu.vn bạn có thể truy cập nhanh thông tin cần thiết tại phần mục lục bài viết phía dưới.

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, việc chia sẻ và lưu trữ tài liệu trở nên cực kỳ quan trọng. Một trong những định dạng tệp tin phổ biến được sử dụng để chia sẻ thông tin là PDF. Nhưng liệu bạn đã hiểu rõ về file PDF là gì và cách tạo file PDF từ các tập tin Word, Excel, Powerpoint một cách đơn giản?

File PDF (Portable Document Format) là định dạng tệp tin dùng để trình bày tài liệu độc lập với hệ điều hành, phần mềm hay phần cứng cụ thể. Với đặc điểm không thay đổi nguyên bản của bản in, file PDF trở thành công cụ hữu ích trong việc chia sẻ tài liệu một cách không thể sửa đổi.

Để tạo file PDF từ các file Word, Excel, Powerpoint, có nhiều phương pháp và công cụ hỗ trợ. Một trong những cách đơn giản nhất là sử dụng các phần mềm có tích hợp chức năng chuyển đổi tệp tin sang PDF. Thông qua các công cụ này, bạn có thể dễ dàng tạo file PDF với chỉ một vài thao tác đơn giản.

Bên cạnh đó, nếu bạn không muốn sử dụng phần mềm bên ngoài, cả Word, Excel, Powerpoint đều hỗ trợ tính năng lưu tệp tin thành PDF. Chỉ cần mở tập tin mà bạn muốn chuyển đổi, sau đó chọn định dạng lưu trữ là PDF và tiến hành lưu lại, bạn đã có thể tạo một file PDF tiện dụng.

Tuy cách tạo file PDF từ các file Word, Excel, Powerpoint đơn giản, nhưng kỹ thuật này lại mang lại sự tiện ích trong việc chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả và bảo mật. Bằng cách chuyển đổi các tệp tin thành định dạng không thể chỉnh sửa như PDF, bạn có thể đảm bảo rằng thông tin được bảo vệ và duy trì nguyên vẹn, đồng thời đảm bảo rằng người nhận không thể thay đổi nội dung.

Có thể nói với những tính năng tiện dụng, tiện lợi và dễ sử dụng thì file pdf hiện là một trong những định dạng file văn bản được xem là phổ biến nhất hiện nay. Vậy File PDF là gì? Hãy cùng Mas.edu.vn giải đáp thắc mắc trong bài viết dưới đây nhé!!

File PDF là gì?

File PDF (Portable Document Format) là định dạng tài liệu di động, tập tin văn bản khá phổ biến của hãng Adobe Systems. File PDF cũng giống như định dạng Word, PDF hỗ trợ văn bản thô cùng với font chữ, hình ảnh, âm thanh và nhiều hiệu ứng khác.

File PDF là gì? Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản

Một văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau. Đây cũng chính là ưu điểm vượt trội mà PDF sở hữu khiến cho định dạng này trở nên phổ biến, cho việc phát hành sách, báo hoặc tài liệu khác qua mạng Internet.

Một số đặc điểm chính của file PDF

Các đặc điểm của file PDF:

  • File PDF thường có kích thước khá nhỏ nên dung lượng nhỏ dễ dàng chia sẻ qua internet.
  • File PDF được hỗ trợ mã hóa bởi rất nhiều phần mềm cho nên tính bảo mật rất cao.
  • PDF được xem và trình bày trên bất kỳ thiết bị bao gồm: Máy tính, laptop, các thiết bị di động, smartphone…
  • Tạo file và chuyển đổi sang các file văn bản khác dễ dàng.

File PDF là gì

Ưu điểm của định dạng PDF

Để file PDF được người dùng sử dụng phổ biến thì chắc chắn một điều là nó có rất nhiều ưu điểm, dưới đây là một vài ưu điểm phổ biến nhất các bạn cùng tham khảo.

Xem thêm:   Enzyme là gì? Điều kiện thuận lợi cho hoạt động của Enzyme

File PDF có thể nói là có độ bảo mật cao và nhiều tùy chọn đa dạng cho người dùng chọn.

Sự đa dạng về hỗ trợ trên hầu hết các thiết bị từ máy tính đến thiết bị di động.

File PDF cũng có những tính năng với những văn bản bình thường, các định dạng PDF còn có thể hiển thị hoàn toàn giống nhau trên tất cả các môi trường làm việc khác nhau.

Đặc biệt của file PDF có thể nói đến đó là kích thước các file thường khá nhỏ,chính vì nhỏ nên khi người dùng chia sẻ và sao chép thường dễ dàng cho người đọc.

File PDF khác gì file Word?

Sự khác nhau giữa PDF và Word (DOC) là:

  • DOC là định dạng file được tạo ra bởi Microsoft; còn PDF là định dạng file văn bản phổ biến của Adobe Systems.
  • Microsoft Word được sử dụng để tạo và chỉnh sửa các file DOC; còn Adobe Acrobat sử dụng để tạo các file PDF.
  • Có thể sử dụng Word để chỉnh sửa các tài liệu được tạo ra bằng Word nhưng lưu ở định dạng PDF. Còn việc chỉnh sửa file PDF được tạo bằng Acrobat phải thông qua ứng dụng của bên thứ 3.
  • Về bản chất, DOC là độc quyền và PDF là nguồn mở.
  • Việc chuyển giao nội dung trong file DOC thường kém chính xác hơn, trong khi đó file PDF có thể giữ nguyên chính xác nội dung và hình thức của tài liệu.

PDF hoạt động như thế nào?

Để khắc phục những vấn đề khi trong văn bản có hình ảnh, phông chữ và phần tử đồ hoạ khác. Những nhà phát triển phần mềm bắt đầu sử dụng các liên kết đến tài nguyên khác trên máy tính.

Giả sử như bạn đã sử dụng phông chữ đặc biệt trong tài liệu của mình. Thay vì lưu tất cả dữ liệu cho phông chữ này bên trong tài liệu của bạn, nó sẽ kéo các thông tin cần thiết từ thư mục cài đặt font chữ trên máy tính. Điều này làm giảm tải trên tệp tài liệu, làm cho nó nhẹ hơn.

Nó vẫn hoạt động tốt miễn là bạn không di chuyển phông trên máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn mang file đó đến một máy tính khác mà không cài đặt phông chữ đặc biệt của bạn, nó sẽ trông không giống như vậy nữa.

Bạn có thể tưởng tượng nỗi đau của việc dành tất cả thời gian để tạo ra một tài liệu quan trọng. Sau đó có nó trông khủng khiếp bởi vì bạn đã không giữ các liên kết đến các yếu tố đồ họa tồn tại.

Tại sao PDF lại quan trọng?

Có thể nói tính di động của file PDF rất quan trọng vì nó thể hiện ở điểm các tệp file PDF khi mở ở bất kỳ thiết bị nào thì nó cũng trông rất giống nhau. Chính vì vậy mà cho dù bạn sử dụng bằng Windows 10, Mac, Windows Phone, iPad hoặc Windows XP, Chrome OS, Android bạn mở file PDF nào thì chúng luôn phù hợp.

Thông tin trong PDF không phụ thuộc vào thiết bị của người tạo hoặc của người xem. Nó bao gồm phông chữ, biểu đồ, hình ảnh và dường như chúng không có vấn đề nào.

Tại sao PDF lại trở nên quan trọng chúng ta cùng so sánh một ví dụ sau nhé khi bạn gửi một tài liệu Microsoft Word cho ai đó. Điều gì sẽ xảy ra nếu người nhận của bạn, những người bạn gửi tài liệu qua không sử dụng Microsoft Word trên máy tính hay một thiết bị nhận dữ liệu nào đó.

File PDF là gì

Họ có thể mở bằng một ứng dụng khác đó là Google Docs. Nhưng như vậy thì tài liệu của bạn sẽ trông rất khác vì docs hiển thị các tệp theo một cách khác nhau, nó sẽ bị thay đổi văn bản gốc, định dạng của bạn.

Xem thêm:   Free Size là gì? Quần áo Free Size bao nhiêu kg thì mặc vừa?

Nếu bạn dành thời gian để trình bày văn bản dưới dạng bảng biểu, hình ảnh và các yếu tố khác, tất cả chúng đều sẽ bị thay đổi cách trình bày, không như văn bản gốc của bạn.

Đến đây thì PDF trở nên phổ biến và quan trọng vì theo nguyên tắc và ý nghĩa của file PDF là những tệp có nghĩa là để xem. Những gì khi bạn trình bày văn bản, hình ảnh, phông chữ, bạn nhấn save là những gì người khác nhận được sẽ xem được.

Thậm chí người nhận không cần phải cài một trình đọc. Hầu hết những trình duyệt, máy tính, điện thoại đều có tính năng mở các file PDF một cách dễ dàng mà không gặp vấn đề trở ngại. Chính vì điều này mà file PDF trở nên phổ biến.

Phần mềm đọc file PDF

Một số phần mềm đọc file PDF là:

Foxit Reader

Nhắc đến Foxit Reader chắc chắn ai sử dụng máy tính, thiết bị điện tử để truyền dữ liệu thì đều biết đến Foxit Reader. Nó là một phần mềm đọc file nổi tiếng vì độ gọn nhẹ, phù hợp với mọi cấu hình máy tính.

Hiện nay công nghệ thông tin phát triển nên phần mềm Foxit Reader đã có nhiều tính năng và ứng dụng mới nổi như tạo mật khẩu, chữ ký, tạo file PDF mới…. và còn nhiều tính năng khác.

Với Foxit Reader hiện nay có nhiều yêu điểm mà được nhiều người dùng ưa thích như:

  • Phù hợp với hầu hết mọi cấu hình máy tính hiện hành.
  • Có thể để lại bình luận trong file PDF.
  • Dễ dàng tạo tập tin PDF mới.
  • Có hỗ trợ phiên bản dành cho điện thoại.
  • Gọn nhẹ, dễ sử dụng.
  • Có phiên bản miễn phí và trả phí.

Adobe Reader

Ông lớn Adobe đã cho ra đời một phần mềm đó là Adobe Reader so với phần mềm Foxit Reader thì phần mềm Adobe Reader cũng thuộc top ngang hàng với Foxit Reader, họ sinh ra là một 9 một 10.

Nếu bạn đang phân vân chọn một ứng dụng thì để sử dụng file PDF thì chắc chắn đây sẽ là một gợi ý cho bạn. Với Adobe Reader có rất nhiều ưu điểm mà bạn có thể tham khảo.

Ưu điểm của Adobe Reader là:

  • Giao diện thân thiện dễ sử dụng, Có thể tạo ghi chú trên tập tin PDF.
  • Kết nối với đám mây để lưu trữ và chia sẻ tập tin PDF trực tuyến.
  • Với Adobe Reader có phiên bản dành cho điện thoại bạn có thể chỉnh sửa, chuyển đổi, bạn có thể xem, tạo chữ ký… bạn còn có thể sử dụng camera để tài liệu với định dạng pdf Load file PDF nặng nhanh hơn Foxit Reader.
  • Hiện tại thì nhà sáng chế vẫn chưa thu phí sử dụng dịch vụ này nên người dùng hoàn toàn miễn phí

Đọc file PDF bằng trình duyệt web

Với phần mềm này bạn không cần cài thêm bất kỳ một phần mềm nào khác, vì đọc file PDF bằng trình duyệt web bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào như Mozilla Firefox , Google Chrome, Micorosft Edge để đọc file PDF.

Với cách làm vô cùng đơn giản là bạn chỉ việc kéo file PDF rồi thả vào trình duyệt là xong.

Ưu điểm của các trình duyệt đọc file PDF là:

  • Nhanh, tiên, đủ dùng thích hợp cho những bạn ít phải làm việc với PDF nhiều. Giao diện đơn giản dễ sử dụng.
  • Đọc file PDF bằng trình duyệt web có sẵn trên Windows, người dùng không cần phải cài thêm phần mềm về; ngoài ra còn hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt.

Nhược điểm còn tồn tại của các trình duyệt đọc file PDF là:

  • Chỉ sử dụng được mở mức cơ bản như là đọc file PDF, phóng to, thu nhỏ, xoay và in đấy cũng là nhược điểm lớn nếu bạn muốn sử dụng nhiều tính năng hơn trong khi làm việc.
Xem thêm:   MMA là gì? Những điều thú vị về MMA có thể bạn chưa biết

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản

Cách tạo file PDF từ file Word đơn giản nhất:

Bước 1: Bạn mở Microsoft Word 2013, bạn làm việc và nhập nội dung cần làm việc vào file sau đó bạn vào Menu File, chọn Save As. Bước tiếp theo.

File PDF là gì

Bước 2: Tại đây xuất hiện phần name file nội dung bạn đang cần lưu dưới dạng PDF, bạn nhập vào tên của FIle vào ô File Name, và chọn PDF(*.pdf) ở ô Save as type, sau đó bạn lưu đuôi PDF lại là bạn đã thành công trong việc tạo và lưu một file dưới dạng đuôi pdf.

File PDF là gì

Cách tạo file PDF từ file Exel đơn giản nhất:

Bước 1: Mở bảng tính trong Microsoft Excel mà bạn muốn chuyển đổi thành file PDF.

Bước 2: Nhấn File > Print > Microsoft Print to PDF.

Bước 3: Nhấn Print để tạo file PDF từ Excel.

Bước 4: Đặt tên và chọn vị trí lưu lại, chọn Save.

Cách tạo file PDF từ file Microsoft PowerPoint đơn giản nhất:

Bước 1: Mở slide PowerPoint mà bạn chuyển sang định dạng PDF.

Bước 2: Chọn File > Print > Microsoft Print to PDF.

Bước 3: Nhấn Print để tạo file PDF từ PowerPoint.

Bước 4: Đặt tên và chọn vị trí lưu lại file PDF.

Hy vọng bài viết trên đây giúp bạn hiểu rõ hơn về file PDF là gì, cũng như cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản. Hãy cùng theo dõi Mas.edu.vn để cập nhật những thông tin mới thú vị nhé!

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về file PDF và cách tạo file PDF từ file Word, Excel và Powerpoint một cách đơn giản.

Đầu tiên, chúng ta đã định nghĩa file PDF là gì. PDF viết tắt của Portable Document Format, là một định dạng tệp được phát triển bởi hãng Adobe Systems. Đặc điểm nổi bật của file PDF là khả năng giữ nguyên định dạng, bảo mật thông tin và có tính tương thích cao trên các hệ điều hành và các thiết bị khác nhau.

Tiếp theo, chúng ta đã tìm hiểu cách tạo file PDF từ file Word, Excel và Powerpoint. Đầu tiên, để tạo file PDF từ file Word, người dùng có thể sử dụng chức năng “Lưu thành tệp PDF” có sẵn trong các phiên bản mới của Microsoft Word. Ngoài ra, cũng có thể sử dụng các phần mềm chuyển đổi tệp PDF trực tuyến hoặc miễn phí để chuyển đổi file Word thành file PDF.

Đối với file Excel, người dùng có thể sử dụng chức năng “Xuất” hoặc “Lưu thành” trong Microsoft Excel để tạo file PDF. Các công cụ chuyển đổi trực tuyến hay phần mềm chuyển đổi miễn phí cũng là lựa chọn phổ biến để chuyển đổi các tệp Excel sang định dạng PDF.

Cuối cùng, với file Powerpoint, người dùng có thể sử dụng chức năng “Lưu dưới dạng” trong Microsoft Powerpoint và chọn định dạng PDF để tạo file PDF từ file Powerpoint. Tương tự như với các loại tệp khác, cũng có các công cụ trực tuyến và phần mềm chuyển đổi miễn phí để chuyển đổi các tệp Powerpoint sang định dạng PDF.

Từ những thông tin trên, ta có thể thấy rằng file PDF là một định dạng tệp phổ biến và quan trọng, cho phép lưu trữ và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Với việc sử dụng các chức năng có sẵn trong các ứng dụng bộ Office hoặc các công cụ chuyển đổi trực tuyến và phần mềm miễn phí, chúng ta có thể tạo file PDF từ các tệp Word, Excel và Powerpoint một cách đơn giản và nhanh chóng.

Cảm ơn bạn đã xem bài viết File PDF là gì? Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản tại Mas.edu.vn bạn có thể bình luận, xem thêm các bài viết liên quan ở phía dưới và mong rằng sẽ giúp ích cho bạn những thông tin thú vị.

Từ Khoá Liên Quan:

1. File PDF
2. Định dạng PDF
3. Đọc file PDF
4. Tạo file PDF
5. Đổi file Word thành PDF
6. Đổi file Excel thành PDF
7. Đổi file Powerpoint thành PDF
8. Chuyển đổi định dạng file thành PDF
9. Cách tạo file PDF từ file Word
10. Cách tạo file PDF từ file Excel
11. Cách tạo file PDF từ file Powerpoint
12. Định dạng file PDF là gì
13. Ưu điểm của file PDF
14. Lợi ích của file PDF
15. Hỗ trợ PDF